Sparkasse Lüneburg
Porträt:
Die Sparkasse Lüneburg ist mit über 20 Filialen und 12 SB-Filialen ein "unverzichtbarer Partner für Hansestadt und Landkreis Lüneburg".
Ort: Lüneburg
Mitarbeiter: circa 600
Kunde seit: 2015
Softwarelösungen:
- SPARTACUS Facility Management®
Abteilung „Verwaltung und Gebäudemanagement“ der Sparkasse Lüneburg und SPARTACUS Facility Management® zukünftig untrennbar
Die Sparkasse Lüneburg ist mit annähernd 600 Mitarbeitern und über 20 Filialen und 12 SB-Filialen ein „unverzichtbarer Partner für Hansestadt und Landkreis Lüneburg“. Um die ganzheitliche und effiziente Bewirtschaftung aller Standorte zu optimieren, entschied sich die Sparkasse Lüneburg Mitte des Jahres für den „unverzichtbaren“ Einsatz einer FM-Software – SPARTACUS Facility Management.
IT-Lösung
Die Abteilung „Verwaltung und Gebäudemanagement“ hat sich viele Ziele gesetzt, welche sie durch den Einsatz des CAFM-Werkzeugs erreichen möchte. Schritt für Schritt werden die einzelnen FM-Prozesse in SPARTACUS überführt, so dass die Software künftig die zentrale Dokumentations- und Steuerungsplattform für das Gebäudemanagement der Sparkasse Lüneburg sein wird. Der Zugriff aller beteiligten Fachabteilungen auf einheitliche, qualitätsgesicherte Daten wird damit sichergestellt. Dateninseln mit einem erhöhten Fehlerrisiko, Kopfwissen, zeitaufwendige Datenrecherchen und Auswertungen werden dann der Vergangenheit angehören.
Umsetzung
Zu Beginn steht der Aufbau einer Schnittstelle zwischen SPARTACUS und dem bereits bestehenden Vertragsmanagement. Im Rahmen der Hinterlegung sämtlicher Verträge, z. B. An- und Vermietungs-, Wartungs- und Dienstleistungsverträge, werden alle not- wendigen Vertragsinformationen im System erfasst. Durch die Terminerinnerungsfunktion behalten die Mitarbeiter alle relevanten Termine, wie z. B. für gesetzlich vorgeschriebene Wartungen und Prüfungen oder Kündigungs- fristen verlässlich im Blick. Im Fokus steht des Weiteren ein umfassendes Kostencontrolling. Mit Hilfe der Integration zu KORE sollen alle betroffenen Buchungen in SPARTACUS ausgewertet werden. Berichte können dann mit viel weniger Zeitaufwand nach verschiedensten Kennziffern strukturiert erstellt und analysiert werden.
Außerdem soll die Auftragsvergabe mit SPARTACUS erfolgen. Mittels der bidirektionalen Anknüpfung an die hausinterne Eigenentwicklung eines Ticketsystems nimmt SPARTACUS zukünftig Meldungen an und bearbeitet diese im Hintergrund weiter – z. B. mit der Vergabe von internen und externen Aufträgen. Das Ticketsystem erhält regelmäßig eine Rückmeldung zum Status der Störungsbearbeitung.
Zeitnah soll das Baumkataster mit SPARTACUS abgebildet werden. Auch hier steht zukünftig die Überwachung von wichtigen Terminen im Vordergrund, um den Pflichten der Immobilienbetreiber besser gerecht zu werden und die Verkehrssicherheit gewährleisten zu können. Aufbauend auf dem implementierten Vertragsmanagement, welches sämtliche Arten von Mietverträgen (z. B. wohnwirtschaftliche Mietverträge, gewerbliche Mietverträge, Stellplatzmietverträge) unterstützt, soll das komplette Mietmanagement mit SPARTACUS effizient unterstützt werden. So bietet die Mieteingangsliste beispielsweise die Möglichkeit, Zahlungen und Mahnstatus zu überwachen.
In Ergänzung dazu wird die Betriebskostenabrechnung mit SPARTACUS durchgeführt. Mit der Anlage und Verwaltung aller Gebäude und technischen Anlagen in SPARTACUS kommt die Sparkasse Lüneburg einerseits ihrer Dokumentationspflicht entsprechend der Betreiberverantwortung nach. Andererseits wird durch die transparente Darstellung des Lebenszyklus der Gebäude und technischen Anlagen eine optimierte Steuerung bei Wartungen und Reparaturen sowie bei der Planung von Sanierungen und Ersatzbeschaffungen möglich.
