Kommunale Immobilien Jena (KIJ)
Porträt:
Zentraler Ansprechpartner für alle privaten, gewerblichen und verwaltungsinternen Nutzer der städtischen Gebäude.
- Planung und Projektsteuerung von Bauvorhaben
- Gebäudeverwaltung, -vermietung sowie der -betrieb
Ort: Jena
Mitarbeiter: 180
Kunde seit: 2004
Softwarelösungen:
- SPARTACUS Facility Management®
- Autodesk® Revit®
- Autodesk® AEC Collection
In der N+P Informationssysteme GmbH (N+P) haben wir ein IT-Systemhaus gefunden, das unsere Abläufe versteht und das Thema „Planen und Betreiben“ durchgängig über Software abbildet. Wir freuen uns darauf, die Idee des Building Information Modeling gemeinsam mit der N+P kontinuierlich weiter zu entwickeln und auszubauen.
Martin Berger, Kaufmännischer Leiter, Eigenbetrieb der Stadt Jena „Kommunale Immobilien Jena
Transparenz und Kostenoptimierung bei dem Eigenbetrieb der Stadt Jena „Kommunale Immobilien Jena“
Der Eigenbetrieb der Stadt Jena „Kommunale Immobilien Jena“ (KIJ) nahm am 1. Januar 2003 seinen Geschäftsbetrieb auf. Zu den Hauptzielen des Eigenbetriebs zählen die Erhöhung der Transparenz in Bezug auf Nutzung und Kosten der städtischen Gebäude sowie die Beseitigung des bestehenden Sanierungsstaus. Die dauerhafte Erhaltung der städtischen Gebäudewerte und deren Nutzbarkeit sollen gewährleistet werden.
Herausforderungen und Zielstellungen
Als „Dienstleister aus einer Hand” ist die KIJ zentraler Ansprechpartner für alle privaten, gewerblichen und verwaltungsinternen Nutzer der städtischen Gebäude. Zu den Aufgaben gehören Gebäudeverwaltung, -vermietung, -betrieb sowie Planung und Projektsteuerung von Bauvorhaben. 710 Objekte mit einer Bruttogrundfläche von 400.350 m² und einer Grundstücksfläche von über 2,7 Mio. m² werden derzeit verwaltet. Bis zur Gründung der KIJ erfolgte die Erfassung und Pflege aller Facility-Daten dezentral und redundant in jedem Amt der Stadt Jena.Die IT-Struktur bestand aus einer Vielzahl unterschiedlicher Softwareanwendungen. Mangelnde Kostentransparenz ermöglichte keine verlässliche Datenanalyse und bot somit keine fundierte Basis für effiziente Entscheidungen.
Anforderungen
Um die Prozesse in einer zentralisierten Bewirtschaftung der Gebäude zu optimieren, entschied sich der Eigenbetrieb Kommunale Immobilien Jena ein CAFM-System (Computer Aided Facility Management) einzusetzen. Die Anforderungen an die CAFM-Lösung wurden durch die KIJ klar definiert:
- Realisierung einer zentralen und einheitlichen Lösung zur Abbildung der gesamten Gebäude-Lebenszyklusdaten
- Möglichkeiten zur Gewinnung und Haltung der strategischen Daten für die Steuerung der Immobilien
- Kosten- und Datentransparenz
- Beschleunigung und Vereinheitlichung der Arbeitsprozesse
- Einführung des Mieter-Vermieter-Modells
- komplette Erstellung der Betriebskostenabrechnungen für alle kommunalen und gewerblichen Mieter
- … und dabei Zeit und Geld sparen
Nach einer umfassenden Marktrecherche mit Vorauswahl von CAFM-Systemen sowie einer Ausschreibung entschied sich die KIJ für SPARTACUS Facility Management® und gegen andere namhafte CAFM-Anbieter.
Gründe für diese Entscheidung waren laut Thomas Dirkes, Werkleiter der KIJ, u. a. „überzeugende Funktionalität, hohe Flexibilität des Systems hinsichtlich der Systemanpassung und die Integrationsmöglichkeiten zu weiteren Softwaresystemen“.
IT-Lösung
Im Februar 2004 wurde SPARTACUS Facility Management® in Jena installiert und die Anpassung des Standardsystems an die spezifischen Anforderungen der KIJ realisiert. Der modulare Aufbau von SPARTACUS Facility Management® ermöglichte die schrittweise Erweiterung des Standards im gleichen Jahr, z. B. durch das Modul „Betriebskostenabrechnung“, die Objektbewertung, das Flächen- und Vertragsmanagement und die Objektbudgetierung/Budgetverwaltung.
Daten aus bereits bestehenden Softwareanwendungen wie der Objektbewertung, der Mietkalkulation und diversen Excellisten sind in SPARTACUS Facility Management® übernommen worden. Andere Systeme wie Automatische Liegenschaftskarte, Buchhaltungssoftware und das Geographische Informationssystem (GIS) wurden an SPARTACUS Facility Management® gekoppelt.
Priorität hatte für die KIJ das Thema Betriebskostenabrechnung nach dem Mieter-Vermieter-Modell. „Dieses Modell, welches auch von der KGSt für das Kommunale Gebäudemanagement empfohlen wird, entsprach am besten den Bedürfnissen des Managements der kommunalen Gebäude der Stadt Jena“, so Thomas Dirkes.
Ein anwenderfreundlicher Prozess begleitet und unterstützt aktiv die Erstellung der Betriebskostenabrechnungen. SPARTACUS Facility Management® bietet die Möglichkeiten: Kosten umzuverteilen, Plausibilitätsprüfungen durchzuführen und den Druck der Betriebskostenabrechnungen in Vorlagen, welche vom Anwender frei definiert werden können.
Die Budgetverwaltung für die zu verwaltenden Objekte hatte ebenfalls einen hohen Stellenwert. Mit der SPARTACUS-Budgetverwaltung erfolgt die jährliche Zuordnung von Budgets und Teilbudgets zu einzelnen Objekten bzw. Gebäuden. Die KIJ kann jetzt die Kostenkontrolle für alle Objekte permanent durchführen und entstandene Kosten für z. B. unplanmäßige Bauunterhaltungen objektbezogen und transparent darstellen.
Nutzen
Die Ziele unseres CAFM-Projekts, die einheitliche Lösung zur Abbildung aller Gebäude-Lebenszyklusdaten, die Steuerung der Immobilien auf Basis strategischer Daten und die Optimierung der Arbeitsprozesse haben wir erreicht“, schätzt der Werkleiter ein.
Die KIJ wird SPARTACUS Facility Management® weiter ausbauen. Neben dem Technischen Gebäudemanagement mit Energiemanagement sowie der Inventarisierung und dem Umzugsmanagement ist auch das Technische Objektmanagement (Investitionsprojekte sowie planmäßige Bauunterhaltung) mit Unterstützung von SPARTACUS Facility Management® geplant. Die 2006 realisierte SPARTACUS-CAD-Schnittstelle unterstützt dabei die Durchgängigkeit der Prozesse.
