W. Markgraf GmbH
Typische Facility Management-Aufgaben wie z. B. Flächen-, Schließanlagen- und Inventarmanagement, Service- und Auftragsmanagement lassen sich mit SPARTACUS schnell, effizient und bereichsübergreifend unter Einbeziehung mobiler Lösungen realisieren.
Porträt:
Europaweit in den Geschäftsbereichen Hoch- und Tiefbau, Fertigteilwerk sowie Stahlbau/Bauschlosserei tätig.
Ort: Bayreuth
Mitarbeiter: 960
Kunde seit: 2011
Softwarelösungen:
- SPARTACUS Facility Management®
Markgraf löst mit SPARTACUS das jahrelange Problem der personenbezogenen Ausrüstung
Die W. Markgraf GmbH & Co KG • Bauunternehmung (Markgraf) ist ein traditionsreiches Familienunternehmen, welches europaweit, in den Geschäftsbereichen Hoch- und Tiefbau, Fertigteilwerk sowie Stahlbau/Bauschlosserei tätig ist. Neben seiner Hauptverwaltung in Bayreuth verfügt das Bauunternehmen über Niederlassungen in Marktredwitz, München und Weiden sowie über ein Logistikzentrum in Immenreuth und ein Asphaltmischwerk in Zinst.
Herausforderungen und Zielstellung
Ende 2009 beschloss das Bauunternehmen, die Verwaltung der personenbezogenen Ausrüstung neu zu organisieren. Personenbezogene Ausrüstung bezeichnet bei Markgraf Gegenstände, die einem Mitarbeiterdirekt zuordenbar sind und beim Ausscheiden aus dem Unternehmen zurückgegeben werden müssen.
Das Unternehmen verwaltet derzeit über 3.700 Ausrüstungsobjekte für über 900 (eigene, externe, freie) Mitarbeiter, darunter u. a. etwa 2.000 Hardwareobjekte, circa 550 Handys sowie 700 SIM-Karten, mehr als 6.000 Gebäude- und Containerschlüssel sowie Transponder.
Zum damaligen Zeitpunkt wurden die Informationen zur Aus- und Rückgabe der personenbezogenen Gegenstände dezentral in acht verschiedenen EDV-Einzellösungen, darunter auch Markgraf-spezifische Eigenentwicklungen, erfasst und gepflegt. Ein Großteil der Dokumentation erfolgte zudem in Papierform.
Das von Markgraf gesetzte Ziel war es, die mannigfachen Subsysteme in einem zentralen CAFM-System (Computer Aided Facility Management) zusammenzuführen und damit einen einheitlichen Datenbestand zu schaffen. Dieser soll sicherstellen, dass der momentane Aufenthaltsort einzelner Ausrüstungsgegenstände zu jedem Zeitpunkt bekannt ist.
Basis soll hierbei der zentrale Mitarbeiterstamm bilden, für dessen Erstellung und Pflege die Personalabteilung verantwortlich ist. Über eine Kopplung sollen die Mitarbeiterdaten auch in der FM-Software zur Verfügung stehen. Neben der Minimierung des Datenerfassungs- und Pflegeaufwands wird hierbei ein redundanzfreier Datenbestand angestrebt, welcher effiziente Arbeitsprozesse gewährleistet.
Mit einem geeigneten CAFM-System sollte es schließlich möglich sein, per Knopfdruck Antworten auf Fragestellungen wie „Welcher Mitarbeiter hat welchen Schlüssel und welche Türen schließen diese Schlüssel?“ oder „Welche Gegenstände hat der Mitarbeiter beim Ausscheiden aus dem Unternehmen abzugeben?“
zu erhalten.
IT-Lösung
Bei der Auswahl eines CAFM-Systems hatten die Verantwortlichen grundlegende Anforderungen im Blick. Zum einen musste das zukünftige System den Import existierender Altdatenbestände ermöglichenwie einer speziellen Schließanlagen-Datei. Zum anderen sollte die Lösung schnittstellenfähig sein und Kopplungen zu vorhandenen Programmen wieder Personalverwaltungssoftware bieten.
Sämtliche Anforderungen wurden in einem Lastenheft zusammengetragen und an zwei vorselektierte CAFM-System-Anbieter gegeben. Zu diesen gehörte die N+P Informationssysteme GmbH (N+P) mit ihrem Softwareprodukt SPARTACUS Facility Management® (SPARTACUS).
Das Projektteam von Markgraf nutzte einen SPARTACUS-Schnupperkurs, um einen allgemeinen Überblick zu den Möglichkeiten der Software zu erhalten und individuelle Fragestellungen zu klären. Danach beanspruchten die Verantwortlichen die SPARTACUS-Teststellung,
um sich mit der Benutzerfläche vertraut zu machen und in der Tiefe zu erfahren, welche weiteren Funktionen die FM-Software bietet.
Nach dem umfangreichen Anbietervergleich fiel die Entscheidung schließlich auf N+P. Das Systemhaus hat sich als Partner bewiesen, der keine Fachfragen offen ließ und stets mit konstruktiven Lösungsansätzen punktete. „Die sehr gute Zusammenarbeit bereitsim Vorfeld schaffte Vertrauen. Dazu trug auch die offene Kommunikation bei“, so Andrea Bauer, Projektleiterin „Einführung SPARTACUS“ bei Markgraf.
Des Weiteren überzeugte die Flexibilität des CAFM-Werkzeugs, welches den Anwendern die Möglichkeit bietet, einfache Anpassungen selbst vorzunehmen. Dass das SPARTACUS-Team zum Teil kundenspezifische Anforderungen in die Standardsoftware übernahm, trug ebenfalls zur Entscheidung Pro-SPARTACUS bei.
Umsetzung
Nach Projektstart und erfolgter Installation im März 2011 wurde im ersten Schritt eine Grundstruktur im System geschaffen. Alle Gebäude wurden in der Software angelegt und klassifiziert. Anschließend wurden erste Räume inklusive Türen vom Hauptstandort Bayreuth importiert. Zeitnah erfolgte die Migration sämtlicher Stamm- und Bewegungsdaten wie Kostenstellendaten oder Personenstammdaten.
Im nächsten Schritt wurde die Zielvorgabe eines mitarbeiterbezogenen Laufzettels realisiert. Dieser sollte anhand einer eindeutigen Mitarbeiternummer einen Report erzeugen, welcher sämtliche Schlüssel sowie die personenbezogene Ausrüstung der verschiedenen Bereiche enthält.
Über den gleichen Weg ist es möglich eine Übersicht zu erstellen, die Auskunft darüber gibt, welche Ausrüstung noch frei ist und vergeben werden kann. Solassen sich bspw. Aufstellungen über freie Handys
und SIM-Karten per Knopfdruck generieren.
Ein weiterer bedeutender Punkt war die Umsetzung der Belegverwaltung. Das heißt, dass zu jedem Zeitpunkt aufrufbare Aus-, Rück- und Übergabebelege erzeugt werden müssen. Diese sind mit einer entsprechenden Nummerierung eindeutig gekennzeichnet. Um die Wünsche von Markgraf in Hinblick auf die Belegverwaltung erfüllen zu können, war eine Anpassung der Benutzeroberfläche im Vorfeld notwendig.
Nach dem störungsfreien Wechsel in das CAFM-System ist das Pflichtenheft erfüllt. Heute laufen an allen Standorten keine Subsysteme mehr. Die Bauunternehmung profitiert nun von der zentralen und einheitlichen Datenhaltung, welche Datenintegrität schafft. Dies und die Schnittstellenfähigkeit des Systems führt ein erleichtertes Handling sowie Sicherheit und Kontrolle beim Ausscheiden eines Mitarbeiters herbei. Verantwortliche Sachbearbeiter können somit zeit- und kostensparend arbeiten.
Für die erweiterte Nutzung von SPARTACUS sieht Markgraf zukünftig Einsatzmöglichkeiten u. a. in der Dokumenten-, Inventar-, Software- sowie Fuhrparkverwaltung. Aufbauend auf der bereits existierenden SIM-Karten-Verwaltung soll die dazugehörige Abrechnung im System umgesetzt werden. Weiterhin möchte Markgraf mit Hilfe der CAD-Integration Belegungspläne erstellen.
